Macros.

Microsoft Excel se cuenta entre las soluciones más demandadas a la hora de editar, analizar y presentar datos. Los usuarios de Windows pueden utilizar las populares hojas de cálculo, incluidas en la suite ofimática de Microsoft, para, entre otras cosas, planificar un presupuesto o crear un calendario personal. En el entorno laboral Excel es también una herramienta muy utilizada, pues no solo permite elaborar planes de proyectos, registros de horas de trabajo o planes presupuestarios, sino también e igual de fácilmente, representaciones gráficas de cifras de ventas, de beneficios o de pérdidas. Una vez se ha aprendido a utilizar el programa, se aprecian pronto sus numerosas funciones, aunque también es fácil desarrollar una cierta aversión hacia tareas rutinarias y repetitivas o ante acciones que no se puedan ejecutar fácilmente con ayuda de la interfaz estándar.

No es extraño, por esto, que la posibilidad de crear macros se cuente entre las características cruciales del programa de cálculo. La herramienta integrada en Excel para grabar macros utiliza el lenguaje de scripts Visual Basic for Applications (VBA), que también se implementa en Word, Powerpoint, Access y Outlook. Gracias a este lenguaje es posible crear macros en Excel capaces de ejecutar de forma automática comandos rutinarios o incluso añadir nuevas funciones (algoritmos para el análisis de datos) a la hora de cálculo.

Así funcionan las macros en Excel

Excel dispone los diversos elementos que componen la interfaz de uso como objetos-programa organizados jerárquicamente, cada uno de los cuales posee propiedades y métodos específicos. En este sistema jerárquico, todos los objetos disponibles se encuentran conectados entre sí y se ven reflejados de forma aproximada en la interfaz de usuario, que proporciona los mandos necesarios para poder interactuar con la aplicación. Estos objetos pueden editarse determinando sus propiedades y asignándoles métodos. Por ejemplo, para el objeto “Workbook” existen los métodos “Close”, con cuya ayuda se cierra el libro seleccionado, así como la propiedad “ActiveSheet”, que muestra la hoja activa en el libro de trabajo.

Mediante las listas (objetos señalados con el sufijo plural -s) las macros también pueden ejecutar acciones sobre un grupo de objetos. El objeto para listas “Worksheets” en una macro tiene como resultado que las instrucciones se aplican a todas las hojas de trabajo. Para ejecutar una macro se tienen estas tres opciones:

·         Seleccionar la opción correspondiente en el menú de macros

·         Seleccionar una tecla creada por el usuario

·         Un atajo de teclado personal

Crear macros en Excel: manual paso a paso

Para crear macros propias hay que activar el editor Visual Basic, que forma parte de las herramientas para desarrolladores y no está, por defecto, disponible en la cinta de opciones (la antigua barra de herramientas). En un primer paso, entonces, se debe añadir la pestaña o ficha denominada Developer (Programador).

Nota: por motivos editoriales se ha seguido la versión en inglés de Microsoft Excel. Entre paréntesis se mostrará siempre la función en castellano.

Primer paso: añadir la ficha Developer a la cinta de opciones

Dirígete a la pestaña File (Archivo) y selecciona Options (Opciones). En el punto Customize the Ribbon (Personalizar la cinta de opciones) se encuentra un listado de todas las pestañas principales o Main Tabs, entre las que se encuentra Developer (Programador):

Para poder grabar macros hay que añadir la pestaña Developer (Programador) a la cinta de opciones

Marca la casilla de Developer y confirma haciendo clic en OK. Ahora la pestaña ya se encuentra en la cinta de opciones.

Vista de la cinta de opciones con la pestaña Developer

Segundo paso: crear un libro nuevo para macros

A continuación se crea un libro que sirva de base a las macros registradas. Para ello, haz clic en Macros en la pestaña Developer y cuando aparezca la ventana emergente introduce el nombre de la primera macro –en este ejemplo “Hello”– en Macro Name. Confirma haciendo clic en Create (Crear), a lo que se abre el editor Visual Basic con el siguiente código:

Antes de grabar macros se ha de crear un libro para macros donde guardarlas

Sub equivale aquí a subrutina y hace referencia a una macro, que en sí es una especie de programa secundario de Excel. Cuando se inicia una macro, se ejecuta el código que figura entre Sub y End Sub. Podemos realizar una pequeña prueba ampliando el código de la macro Hello con el mensaje “Hello World!”:

Sub Hello()

  MsgBox ("Hello world!")

End Sub

mixed

Guardamos el código en formato .xslm (Macro-Enabled Excel Format), cerramos y volvemos a la hoja de Excel. Aquí hacemos clic en Macros y seleccionamos la macro llamada “Hello” de la lista.

 Para ejecutarla accionamos el botón Run (Ejecutar) y aparece un pequeño cuadro de información con el texto que acabamos de definir:

La primera macro Hello con el mensaje “Hello world!” ha sido creada con éxito

Haciendo clic en OK se cierra la ventana y se finaliza la ejecución de la macro.

Por último, se guarda el libro en el editor Visual Basic.

Tercer paso: crear un botón de acceso rápido para las macros

Las macros de Excel son accesibles para su ejecución tanto desde la pestaña Developer como desde View, pero si se va a usar una macro a menudo, quizá convenga generar un acceso rápido en la lista de símbolos de acceso rápido en la parte superior izquierda. Eso se hace de la siguiente forma:

1.      Abre la pestaña File (Archivo).

2.      Abre las opciones y haz clic en Quick Access Toolbar (Lista de símbolos de acceso rápido)

3.      Selecciona en Choose comands from (Seleccionar comando desde) la opción Macros y busca allí la macro “Hello” que has creado.

4.      Añádela a la lista de símbolos de acceso rápido marcándola y confirmando con Add (Añadir).