Macros.
Microsoft Excel se cuenta entre las soluciones
más demandadas a la hora de editar, analizar y presentar datos. Los usuarios de
Windows pueden utilizar las populares hojas de cálculo, incluidas en la
suite ofimática de Microsoft, para, entre otras cosas, planificar un
presupuesto o crear un calendario personal. En el entorno laboral Excel es
también una herramienta muy utilizada, pues no solo permite elaborar planes de
proyectos, registros de horas de trabajo o planes presupuestarios, sino también
e igual de fácilmente, representaciones gráficas de cifras de ventas, de
beneficios o de pérdidas. Una vez se ha aprendido a utilizar el programa, se
aprecian pronto sus numerosas funciones, aunque también es fácil desarrollar
una cierta aversión hacia tareas rutinarias y repetitivas o ante acciones que
no se puedan ejecutar fácilmente con ayuda de la interfaz estándar.
No es extraño, por esto, que la posibilidad de
crear macros se cuente entre las características cruciales del programa de cálculo.
La herramienta integrada en Excel para grabar macros utiliza el lenguaje de
scripts Visual Basic for Applications (VBA), que también se implementa
en Word, Powerpoint, Access y Outlook. Gracias a este lenguaje es posible crear
macros en Excel capaces de ejecutar de forma automática comandos rutinarios o
incluso añadir nuevas funciones (algoritmos para el análisis de datos) a la
hora de cálculo.
Así funcionan las macros en Excel
Excel dispone los diversos
elementos que componen la interfaz de uso como objetos-programa organizados
jerárquicamente, cada uno de los cuales posee propiedades y métodos
específicos. En este sistema jerárquico, todos los objetos disponibles se
encuentran conectados entre sí y se ven reflejados de forma aproximada en la
interfaz de usuario, que proporciona los mandos necesarios para poder
interactuar con la aplicación. Estos objetos pueden editarse determinando
sus propiedades y asignándoles métodos. Por ejemplo, para el objeto “Workbook”
existen los métodos “Close”, con cuya ayuda se cierra el libro seleccionado,
así como la propiedad “ActiveSheet”, que muestra la hoja activa en el libro de
trabajo.
Mediante las listas
(objetos señalados con el sufijo plural -s) las macros también pueden ejecutar
acciones sobre un grupo de objetos. El objeto para listas “Worksheets” en una
macro tiene como resultado que las instrucciones se aplican a todas las hojas
de trabajo. Para ejecutar una macro se tienen estas tres opciones:
·
Seleccionar
la opción correspondiente en el menú de macros
·
Seleccionar
una tecla creada por el usuario
·
Un
atajo de teclado personal
Crear macros en Excel: manual paso a paso
Para crear macros propias hay
que activar el editor Visual Basic, que forma parte de las herramientas para
desarrolladores y no está, por defecto, disponible en la cinta de opciones (la
antigua barra de herramientas). En un primer paso, entonces, se debe añadir la
pestaña o ficha denominada Developer (Programador).
Nota: por motivos
editoriales se ha seguido la versión en inglés de Microsoft Excel. Entre
paréntesis se mostrará siempre la función en castellano.
Primer paso: añadir la
ficha Developer a la cinta de opciones
Para poder grabar macros hay que añadir la
pestaña Developer (Programador) a la cinta de opciones
Marca la casilla de Developer
y confirma haciendo clic en OK. Ahora la pestaña ya se encuentra en la cinta de
opciones.
Segundo paso: crear un
libro nuevo para macros
A continuación se crea un
libro que sirva de base a las macros registradas. Para ello, haz clic en Macros
en la pestaña Developer y cuando aparezca la ventana emergente introduce
el nombre de la primera macro –en este ejemplo “Hello”– en Macro Name. Confirma
haciendo clic en Create (Crear), a lo que se abre el editor Visual Basic con el
siguiente código:
Sub equivale aquí a subrutina y hace referencia a
una macro, que en sí es una especie de programa secundario de Excel. Cuando se
inicia una macro, se ejecuta el código que figura entre Sub y End Sub.
Podemos realizar una pequeña prueba ampliando el código de la macro Hello con
el mensaje “Hello World!”:
Sub
Hello()
MsgBox ("Hello world!")
End
Sub
Guardamos el código en formato
.xslm (Macro-Enabled Excel Format), cerramos y volvemos a la hoja de Excel.
Aquí hacemos clic en Macros y seleccionamos la macro llamada “Hello” de la
lista.
Para ejecutarla accionamos el botón Run
(Ejecutar) y aparece un pequeño cuadro de información con el texto que
acabamos de definir:
La primera macro Hello con el mensaje “Hello
world!” ha sido creada con éxito
Haciendo clic en OK se cierra
la ventana y se finaliza la ejecución de la macro.
Por último, se guarda el libro en el editor
Visual Basic.
Tercer paso: crear un
botón de acceso rápido para las macros
Las macros de Excel son
accesibles para su ejecución tanto desde la pestaña Developer como desde View,
pero si se va a usar una macro a menudo, quizá convenga generar un acceso
rápido en la lista de símbolos de acceso rápido en la parte superior
izquierda. Eso se hace de la siguiente forma:
1.
Abre
la pestaña File (Archivo).
2.
Abre
las opciones y haz clic en Quick Access Toolbar (Lista de símbolos de acceso
rápido)
3.
Selecciona
en Choose comands from (Seleccionar comando desde) la opción Macros y busca
allí la macro “Hello” que has creado.
4.
Añádela
a la lista de símbolos de acceso rápido marcándola y confirmando con Add
(Añadir).
